複数の店舗を効率的に管理するには？最低限導入したいツールとその選び方

複数店舗を展開する企業では、店舗数が増えるほど売上や在庫のデータが分断され、本部での状況把握や意思決定に時間がかかるようになります。

ここでは、複数店舗経営で起こりやすい課題を整理したうえで、最低限導入しておきたい効率化ツールと、POSシステムを選ぶ際に確認すべき視点を解説します。

多店舗・複数店舗経営のメリットとデメリット

複数店舗の展開によって経営の規模が大きくなれば、その利点は「より多くの取引を扱えるため利益が大きくなる」点に留まりません。

コスト削減や従業員のキャリア形成といったメリットが得られる反面、店舗数の増加に伴い管理が煩雑になるという側面も持ち合わせています。  ここではまず、多店舗経営におけるメリットとデメリットの双方を整理して解説します。

【メリット】スケールメリットが得られる・売上を拡大できる

複数店舗を経営する最大のメリットは、規模拡大によってコストダウンと生産性の向上を同時に実現できる（スケールメリットが得られる）点です。

仕入れや物流を一括発注できれば、商品1単位あたりのコストを下げることができます。また、広告宣伝費や本部の固定費は店舗ごとに個別発生するわけではないため、店舗数が増えるほど1店舗あたりの負担は軽くなります。

【メリット】従業員のキャリアパスを形成できる

複数店舗経営は、従業員にとってのキャリア形成の面でもメリットがあります。

店舗が増えれば、組織内のポストが多様化するだけでなく、店長やSV（スーパーバイザー）といった役職ポストも自然と増加します。役職へ段階的に昇進できる道筋が生まれると、従業員は将来の目標を描きやすくなります。

また、店舗間の異動やジョブローテーションを通じて、立地や客層の異なる店舗での経験を積める点も、従業員ひいては会社全体の大きな強みとなります。

【デメリット】管理が複雑化する

複数店舗経営には多くのメリットがある一方で、店舗数の増加に比例して管理の難易度が上がっていくという課題があります。この管理面の複雑化が、多くの経営者や本部担当者を悩ませる要因になっています。

店舗数が増えるほど、本部と各店舗との間で発生する情報伝達のコストや確認作業が増大します。売上や在庫の状況を店舗ごとに個別に確認しなければならない場合、本部担当者の業務は店舗数に比例して膨らんでいきます。また、店舗ごとに異なる事情への個別対応が発生しやすくなり、オペレーション全体が煩雑になりがちです。こうした業務が特定の担当者に集中すると、ヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。

管理の複雑化が引き起こす経営上の影響として、次のような点が挙げられます。

• 全店舗の状況をリアルタイムに把握できず、経営判断に必要な情報が揃うまで時間がかかる
• 店舗ごとの業績差や課題が見えにくくなり、改善の優先順位をつけにくくなる
• 本部担当者の負荷が増大し、戦略的な業務に時間を割けなくなる

こうした管理の複雑化は、店舗数が2店舗、3店舗と増えていく初期段階から徐々に顕在化します。次の章では、複数店舗管理において特に多くの企業が直面しやすい課題を、具体的な場面に分けて見ていきます。

複数店舗の管理でよくある3つの課題

複数店舗を運営する企業の多くが、規模拡大とともに管理面の課題に直面します。ここでは特に多くの企業が共通して抱える3つの課題を、具体的な業務の場面に分けて見ていきます。

【3つの課題】

①  売上・在庫データが店舗ごとに分断されている

複数店舗管理でまず起こりやすいのが、売上や在庫のデータが店舗ごとに分断されてしまう問題です。

原因の一つは、店舗ごとに異なるレジやエクセルシートで管理を続けてきた結果、データの形式が統一されていないことです。フォーマットが店舗によって違えば、本部が全店舗の情報を並べて比較すること自体に手間がかかります。また、在庫データが店舗単位で閉じている状態では、ある店舗で欠品している商品が別の店舗にどれだけ在庫として残っているかをリアルタイムに把握できません。

結果として、店舗間で在庫を移動させる判断が遅れ、売れる機会を逃してしまうこともあります。さらに、全社的に見てどの商品が売れているのか、逆にどの商品が動いていないのかという分析にも時間がかかります。店舗ごとのデータを本部担当者が一つずつ集めて突き合わせる作業が発生するため、集計そのものが二重、三重の手間になっているケースも少なくありません。

②本部への報告が手作業に依存している

2つ目の課題は、店舗から本部への報告業務が手作業に依存していることです。日々の売上や業務報告をFAXやメール、電話で行っている企業は今でも珍しくなく、報告のたびに人の手を介した確認作業が発生しています。

こうした運用では、まず報告内容を転記する作業でヒューマンエラーや入力漏れが起きやすくなります。手書きの日報をあとから本部担当者が打ち直すような運用であれば、転記ミスや記入漏れのリスクは避けられません。

また、月末になると各店舗からの報告を集めて締め作業を行う必要があるため、集計が完了するまで経営判断に必要な数字が揃わず、意思決定のスピードが落ちてしまいます。

さらに、報告作業そのものが店舗担当者の業務時間を圧迫している点も見過ごせません。本来は接客や販売に充てるべき時間が、日報作成や電話連絡に取られてしまい、現場の生産性が下がる要因にもなっています。

②  店舗間で業務が標準化されていない

3つ目の課題は、店舗ごとに業務の進め方がまとまっておらず、標準化が進んでいないことです。店舗数が増えるほど、この業務のばらつきは目立つようになります。

接客の仕方やレジ操作といった日々のオペレーションが店舗独自のやり方になっていると、スタッフが他店舗に異動した際に一から手順を覚え直す必要が出てきます。新人教育についても、店舗ごとに教える内容や質が異なれば、育成のスピードやサービス品質に差が生まれてしまいます。

加えて、本部が定めたルールやマニュアルがどの程度現場に浸透しているかを把握できていない企業も多く、せっかく標準化のためのルールを作っても、実際に店舗でどう運用されているかが見えないままになっているのが実情です。

多店舗・複数店舗の管理で導入したい効率化ツール

複数店舗管理の課題を解消するには、業務の内容ごとに専用のシステムを導入し、店舗と本部の情報を一元化していく方法が効果的です。ここでは最低限そろえておきたい4つのシステムを紹介します。

【主要4ツールの比較】

●売上管理システム

売上管理システムは、複数店舗の経営状況を把握するうえで最初に整えておきたいツールです。店舗ごとの数字を個別に集める運用から、システム上で全店舗の売上を一括管理する運用に切り替えることで、経営判断のスピードが大きく変わります。

このシステムがあれば、店舗別、商品別、時間帯別といった単位で売上をリアルタイムに集計できます。自動入力できるシステムを使えば、バーコードリーダーなどから販売・仕入れの情報を受け取るだけで入力が済み、手入力の煩わしさは生じません。

また、従来はレジの締め作業後に手作業で集計していた数字も、システム上で自動的に反映されるため、本部担当者が数字を追いかける手間が減ります。

●在庫管理システム

在庫管理システムは、店舗ごとに分断されがちな在庫情報を統合し、全社的な在庫状況を見える化するためのツールです。とくにアパレルや雑貨のように商品の種類が多い業態では、欠かせない必須のツールです。

在庫管理システムの基本となるのが、店舗別の在庫残数をリアルタイムに可視化する機能です。ある店舗で欠品している商品が、別の店舗にどれだけ残っているかを即座に確認できれば、店舗間での在庫移動や振替の判断がしやすくなります。

また、欠品や過剰在庫を防ぐための自動アラート機能があれば、在庫が一定数を下回った、あるいは上回った時点で担当者に通知が届き、機会損失や余剰在庫の圧縮につながります。

●商品情報管理システム

商品情報管理システムは、品番や色、サイズといった商品マスターの情報を全店舗で統一するためのツールです。店舗ごとに商品情報がずれていると、在庫管理や売上分析そのものの精度が下がってしまうため、この統一はほかのシステムの前提条件ともいえます。

具体的には、商品マスターを一箇所で管理し、新商品の追加や価格変更を全店舗へ一括で反映できる機能が中心になります。この機能で本部側での更新を行えば、各店舗での作業時間と入力ミスの両方を減らせます。

また、カテゴリやブランド別に商品情報を整理しておくことで、社内での検索性が上がり、必要な商品情報をすぐに探し出せるようになります。EC事業を展開している企業であれば、ECサイトの商品マスターとシステムを連携させることで、店舗とECで商品名や品番の表記がずれる問題も防ぐことができます。

●顧客管理システム

顧客管理システムは、会員情報や購買履歴を店舗横断で管理し、顧客一人ひとりの動きを全社的に把握するためのツールです。複数店舗を展開する企業にとって、この顧客データの一元化はリピート施策の精度を左右する重要な要素になります。

このシステムでは、会員情報や購買履歴を店舗ごとに区切らず、1つの顧客IDとして横断的に管理できます。顧客をセグメント別に分析したり、来店頻度や客単価のデータを組み合わせてVIP顧客を抽出したりすれば、効果的なリピート施策や限定施策を打つことが容易になるでしょう。

複数店舗でのシステム導入では、顧客管理の周辺機能であるポイントカード機能・クーポン配布機能が主な利用目的となることもあります。本部で操作するだけで、全店・全顧客共通のキャンペーンやサービスを提供できるのがメリットです。

複数店舗の管理でPOSレジ・POSシステムをおすすめする理由

これまで紹介したツールを個別に導入するよりも、POSレジやPOSシステムを軸にまとめて整えていく方法があります。複数店舗管理においてPOSシステムがおすすめできる理由を4つの視点から解説します。

●必要なシステムをまとめて導入できる

POSシステムの最大の強みは、売上管理・在庫管理・商品情報管理・顧客管理といった機能を、1つのシステムでまとめて導入できることです。

これらの機能をそれぞれ別のシステムですべて揃えようとすると、利便性や管理の効率が大きく損なわれます。機能ごとに管理画面が分かれることで初期設定や操作が複雑になり、契約が分かれていることで経費の管理も煩雑です。契約するシステムの単位が細かくなれば、システム単体の利用料金もかさんでしまいます。

必要な機能があらかじめパッケージ化されているPOSシステムであれば、初期費用と運用コストが抑えられ、経費の管理が容易になります。初期設定や操作の際も、導入するシステムの管理画面の見方・操作方法を覚えるだけで、複数の機能を横断しながら使用できます。

●店舗追加・複数店舗の一元管理が簡単にできる

POSシステムは、店舗数が増えていく段階でもスムーズに対応できる点が強みです。事業拡大を見据えている企業にとって、この拡張性は導入時の重要な判断材料になります。

新規出店の際は、既存店舗の設定をそのままコピーして展開できるため、商品マスターやレジ設定を一から作り直す必要がありません。また、本部の管理画面から全店舗のデータをリアルタイムに一括参照できるしくみが整っているため、店舗数が増えても本部の管理負荷が急激に増えることは避けられます。

なお、店舗ごとにアクセス権限を細かく設定できる機能もあります。権限に関する機能を利用できれば「重要な情報は役職のあるスタッフしか見ることができない」といったセキュリティ体制の整備も可能です。

複数店舗の管理目的でPOSシステムを導入するときの選び方

POSシステムには多くの製品があり、機能や料金体系もサービスごとに異なります。ここでは複数店舗管理を目的にPOSシステムを選ぶ際に確認しておきたい3つの視点を紹介します。

●拡張性・費用ともに無理なく対応できるか

POSシステムを選ぶ際にまず確認したいのは、今後の店舗数拡大に無理なく対応できるかどうかです。

料金の面では、店舗数が増えた際の追加コストや契約形態の柔軟性を確認しておく必要があります。1店舗ごとに月額課金されるしくみであれば、店舗を増やすたびにかかるコストの見通しが立てやすくなります。

機能の面では、データ保存用のサーバーを用意する必要がない「クラウド型」のPOSシステムを選ぶと良いでしょう。店舗数の増加に伴う物理的な増設・設定が不要になり、ソフトウェアの操作だけで拡張が実現するためです。

●一元管理・店舗間比較に適した機能があるか

2つ目の視点は、本部での一元管理や店舗間比較にどこまで対応できるかという点です。この機能の充実度が、複数店舗管理における日々の業務効率を大きく左右します。

チェックしたいのは、売上・在庫情報の管理画面です。レポートの閲覧時に「全店舗合計」と「店舗別」で切り替えられる機能が備わっているのが、複数店舗の管理における最低条件です。

同じように、商品や価格といったマスターデータを全店舗一括で更新できるかどうかも、念入りにチェックしておきたいところです。

●自社の業態に向く機能があるか

3つ目の視点は、自社の業態に合った機能が用意されているかという点です。POSシステムは業種によって求められる機能が異なるため、汎用的な機能だけで判断すると導入後にギャップが生じることがあります。

たとえばアパレルや雑貨、ホビーといった業態であれば、色やサイズといった商品属性を詳細に管理できる機能が欠かせません。実店舗だけでなくECサイトとの連携を予定する場合は、連携できるサイト・ネットモールを確認しておかなくてはなりません。

導入しようとするシステムが自社の業態に合うか確認する簡単な方法は、導入実績のチェックです。複数店舗の管理を目的とする場合は、ローカルチェーンなどでの導入実績のあるシステムであれば、自社の店舗規模に応じた運用ノウハウが蓄積されている可能性が高くなります。

まとめ

複数店舗経営には仕入れコストの削減や従業員のキャリア形成といったメリットがある一方で、店舗数が増えるほど売上・在庫データの分断や報告業務の手作業依存、業務の未標準化といった課題が生じやすくなります。

店舗展開に伴って管理の非効率化が生じそうなときは、課題ごとに専用システムが必要です。POSシステムなら、必要な機能がすべて揃っており、店舗管理に必要な操作をひとつの管理画面でまとめて行えます。

複数店舗経営には、クラウド型POSレジ「パワクラ」

クラウド型POSレジ「パワクラ」は、単店舗から100店舗を超える規模まで導入実績があり、アパレルや雑貨などの小売専門店に特化した在庫属性の管理や、実店舗とECサイトの在庫・顧客情報をリアルタイムに一元管理できる点が特徴です。複数店舗管理の効率化を検討している場合は、是非お問い合わせください。